Datenschutzerklärung
1. Präambel
Wir begrüßen Sie herzlich auf unserer Webseite. Privatsphäre und Datenschutz sind für Sie ein wichtiges Thema? Für uns auch. Darum möchten wir Sie im Rahmen der folgenden Datenschutzerklärung aufklären, welche Daten wir und wann erheben, zu welchen Zwecken dies erfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht. Zudem bringen wir Ihnen das dahinterstehende System näher und klären Sie über Ihre Rechte als Inhaber Ihrer personenbezogenen Daten auf.
2. Verantwortlicher und Geltungsbereich
2.1 Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Harb Perfumes UG (haftungsbeschränkt)
vertreten durch den Geschäftsführer: Fadi Harb
An der Alster 6
20099 Hamburg
Telefon: 0176 34309080
E-Mail: info@harbperfumes.com
2.2 Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die von uns betriebene Website und den darüber erreichbaren Shopify-Onlineshop für Nischendüfte und Parfüms („Website“), über die Nutzer unsere Inhalte abrufen und Bestellungen tätigen können. Sie gilt ferner für die im Rahmen der Nutzung externer Dienste in Verbindung mit dieser Website erfolgenden Verarbeitungen (z.B. Webhosting, Webanalyse, Zahlungsabwicklung, Versand, Warehouse-Management, Social-Media-Verlinkungen).
3. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung
3.1 Herkunft der Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich,
Eine Erhebung aus öffentlich zugänglichen Quellen oder bei Dritten erfolgt nur, soweit dies in dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich benannt ist.
3.2 Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten je nach Verarbeitungssituation insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
3.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:
3.3.1 Bereitstellung der Website und IT-Sicherheit
3.3.2 Durchführung von Verträgen (Bestellungen)
3.3.3 Kommunikation mit Ihnen
3.3.4 Webanalyse, Statistik, Marketing (Cookies, Tracking-Tools)
Soweit wir – nach Ihrer Einwilligung – Statistik- und Marketing-Tools (z.B. Shopify Analytics, künftig ggf. Google- oder Meta-Ads) einsetzen, dient dies ausschließlich der statistischen Auswertung und der allgemeingruppenbezogenen Aussteuerung von Werbung.
3.3.5 Direktwerbung per E-Mail/Newsletter
Die Verarbeitung personenbezogener Daten für Newsletterversand und sonstige Direktwerbung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. im gesetzlich zulässigen Rahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Direktwerbung). Nähere Einzelheiten, insbesondere zu Verfahren, Umfang und Widerrufsmöglichkeiten, finden Sie unter Ziffer 5.
3.4 Empfänger und deren Kategorien
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich oder wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern sind insbesondere:
3.5 Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur solange, wie dies zur Erreichung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind.
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten für den Zeitraum aufbewahren, in dem Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfristen, insbesondere nach §§ 195 ff. BGB), sofern dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
3.6 Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen des Bestellprozesses sind diejenigen personenbezogenen Daten bereitzustellen, die für den Abschluss und die Durchführung des Kaufvertrages erforderlich sind (z.B. Name, Adresse, E-Mail, Zahlungsinformationen). Ohne diese Daten ist ein Vertragsschluss und/oder eine Lieferung nicht möglich.
Die Bereitstellung von Daten für Analyse- und Marketingzwecke sowie Newsletter ist dagegen freiwillig. Ohne Ihre Einwilligung kann die Website zwar weiterhin genutzt werden, ggf. jedoch mit eingeschränkter Funktionalität (z.B. ohne personalisierte Inhalte oder bestimmte Komfortfunktionen).
3.7 Keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall
Wir setzen derzeit keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Sollten wir in Zukunft entsprechende Verfahren einsetzen, werden wir hierüber und über die dabei eingesetzte Logik, Tragweite und angestrebten Auswirkungen gesondert informieren.
4. Nutzung unserer Website und Shopify-Onlineshop
4.1 Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch bestimmte Informationen an unseren Server bzw. an den Server unseres Hosting-Anbieters (IONOS) und/oder der Shop-Plattform (Shopify). Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
4.1.2 Verarbeitungszwecke
4.1.3 Rechtsgrundlage
4.1.4 Speicherdauer
Logdaten werden in der Regel für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist. Empfänger sind insbesondere unsere Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister (IONOS, ggf. Shopify).
4.2 Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z.B. Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Ein gesondertes Kontaktformular auf der Website wird derzeit nicht verwendet.
4.2.1 Verarbeitungszweck
4.2.2 Rechtsgrundlagen
4.2.3 Speicherdauer
Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend beantwortet sind, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder überwiegende berechtigte Interessen (z.B. zur Rechtsverteidigung) entgegenstehen.
4.3 Bestellungen im Onlineshop
Sie können über unseren Shopify-Onlineshop Bestellungen tätigen. Im Rahmen des Bestellprozesses verarbeiten wir die unter 3.2 genannten Stammdaten, Vertrags-/Bestelldaten, Zahlungsdaten und Lieferdaten.
4.3.1 Verarbeitungszwecke
4.3.2 Rechtsgrundlagen
4.3.3 Empfänger/Kategorien von Empfängern
4.3.4 Speicherdauer
Vertrags- und Bestelldaten werden für die Dauer der Vertragsabwicklung und entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 6 bis 10 Jahre) gespeichert. Ein dauerhaftes Kundenkonto mit Login-Funktion wird derzeit nicht angeboten. Bestellungen erfolgen in der Regel als „Gast“.
5. Newsletter und Direktwerbung
Derzeit versenden wir keine Newsletter. Perspektivisch können wir Ihnen jedoch E-Mail-Newsletter mit Informationen zu unseren Produkten und Aktionen zusenden. Hierfür gilt:
6. Social Media und externe Plattformen
Auf unserer Website können Links zu unseren Auftritten in sozialen Netzwerken (z.B. Instagram, TikTok, Facebook) eingebunden sein. Ein direkter Datenaustausch mit diesen Plattformen findet beim bloßen Aufruf unserer Website grundsätzlich nicht statt, solange keine eingebetteten Plugins oder Pixel geladen werden.
Beim Besuch unserer Auftritte auf den jeweiligen Plattformen gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Plattformbetreibers zusätzlich. Soweit wir dort gemeinsam mit dem Plattformbetreiber für bestimmte Verarbeitungen (z.B. statistische Auswertungen, Reichweitenmessung) verantwortlich sind, erfolgt dies auf Basis einer Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, deren wesentliche Inhalte Ihnen von der jeweiligen Plattform zur Verfügung gestellt werden.
6.1 Zwecke der Verarbeitung
6.2 Rechtsgrundlagen
7. Cookies und ähnliche Technologien
7.1 Grundsatz
Wir nutzen auf unserer Website Cookies und vergleichbare Technologien (z.B. Local Storage, Pixel), um unsere Website bereitzustellen, zu optimieren und – soweit Sie einwilligen – zur Reichweitenmessung und für Marketingzwecke. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten können.
Nach § 25 Abs. 1 TDDDG dürfen wir Informationen auf Ihrem Endgerät grundsätzlich nur mit Ihrer Einwilligung speichern oder auslesen. Eine Einwilligung ist ausnahmsweise nicht erforderlich, wenn der Einsatz von Cookies unbedingt erforderlich ist, um Ihnen einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Telemediendienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
7.2 Einwilligung über das Cookie-/Consent-Tool
Beim ersten Besuch unserer Website (und anschließend in regelmäßigen Abständen) werden Sie durch ein Consent-Banner über den Einsatz von Cookies und Tools informiert und um Ihre Einwilligung gebeten, soweit diese erforderlich ist. Sie können dort auswählen, ob Sie nur technisch notwendige Cookies oder zusätzlich Statistik- und Marketing-Cookies zulassen möchten. Ihre Auswahl können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die entsprechende Funktion („Cookie-Einstellungen“ o.ä.) auf unserer Website ändern oder widerrufen.
Rechtsgrundlagen:
7.3 Kategorien von Cookies
7.3.1 Technisch notwendige Cookies
Diese Cookies sind erforderlich, um die grundlegenden Funktionen der Website und des Onlineshops bereitzustellen (z.B. Warenkorbfunktion, Login-Sitzung, Sicherheitsfunktionen). Ohne diese Cookies kann unsere Website nicht ordnungsgemäß genutzt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 2 TDDDG.
7.3.2 Statistik-/Analyse-Cookies (z.B. Shopify Analytics)
Diese Cookies ermöglichen uns, die Nutzung der Website statistisch auszuwerten, um unser Angebot technisch und inhaltlich zu verbessern (z.B. Shopify Analytics). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG).
7.3.3 Marketing-/Tracking-Cookies (z.B. Google/Meta-Ads, Retargeting)
Diese Cookies dienen dazu, Ihnen auf unserer Website oder auf Drittseiten personalisierte Werbung anzuzeigen, Conversions zu messen und Marketingkampagnen zu optimieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG).
Konkrete Angaben zu den jeweils eingesetzten Tools (Anbieter, Zweck, Speicherdauer, Empfänger, Drittlandübermittlungen) werden in einer separaten Tool-/Cookie-Übersicht geführt, die über das Consent-Tool bzw. an geeigneter Stelle auf der Website abrufbar ist.
Sobald wir auf unserer Website Marketing-Pixel (z.B. Facebook Pixel, Google Ads Conversion-Tracking) einsetzen, werden wir Sie hierüber im Rahmen des Consent-Banners informieren und Ihre Einwilligung einholen. Diese Pixel dienen dazu, die Wirksamkeit unserer Werbemaßnahmen zu messen (Conversion-Tracking) und Nutzern, die unsere Website besucht haben, im Rahmen der jeweiligen Werbenetzwerke erneut Werbung anzuzeigen (Retargeting). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Ihre Einwilligung werden entsprechende Pixel nicht geladen.
8. Eingebettete Drittinhalte und Content-Dienste
8.1 Schriftarten
Zur einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Website verwenden wir Schriftarten, die wir lokal innerhalb unserer eigenen Shop-Infrastruktur einbinden (Self-Hosting). Die Schriftdateien werden von unserem eigenen Server bzw. der von uns genutzten Shop-Plattform ausgeliefert; eine Verbindung zu externen Schriftanbietern (z.B. Google Fonts) und eine damit verbundene Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte findet beim Laden der Schriftarten nicht statt.
8.1.1 Zwecke der Verarbeitung
8.1.2 Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem attraktiven und technisch optimierten Onlineangebot). Da die Schriftarten lokal eingebunden sind, werden hierfür keine personenbezogenen Daten an Drittanbieter übermittelt.
8.1.3 Sonstige Drittinhalte
Weitere eingebettete Inhalte (z.B. Karten, Videos) werden derzeit nicht genutzt. Sollte in Zukunft eine Einbindung erfolgen, werden wir diese an dieser Stelle bzw. in der Tool-/Cookie-Übersicht mit den jeweils relevanten Informationen ergänzen.
9. Auftragsverarbeitung und gemeinsame Verantwortlichkeit
9.1 Auftragsverarbeiter
Wir setzen zur Verarbeitung personenbezogener Daten externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein (z.B. Hosting, Shop-System, Warehouse Management, IT-Dienstleister). Mit diesen Dienstleistern schließen wir Verträge nach Art. 28 DSGVO, in denen insbesondere die Weisungsgebundenheit, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen und die datenschutzkonforme Verarbeitung geregelt sind. Beispiele für eingesetzte Auftragsverarbeiter:
9.2 Google Drive
Wir nutzen zur internen Ablage und Organisation von Dokumenten und Dateien den Cloud-Dienst Google Drive der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Im Rahmen dieser Nutzung können personenbezogene Daten unserer Kunden (z.B. Bestellunterlagen, Rechnungsdokumente) in der Cloud verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur internen administrativen Nutzung und Vertragsabwicklung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an einer effizienten, sicheren Verwaltung unserer Geschäftsunterlagen). Google wird dabei als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrages nach Art. 28 DSGVO tätig. Eine etwaige Übermittlung in Drittländer (insbesondere USA) erfolgt gemäß Art. 44 ff. DSGVO auf Basis geeigneter Garantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln sowie ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen).
9.3 OtterOrbit
Zur Abwicklung unserer Lager- und Versandprozesse nutzen wir das Warehouse Management System „OtterOrbit“. Hierbei werden personenbezogene Daten (Name, Lieferadresse, Bestelldaten, Versandstatus) verarbeitet, um Bestellungen zu kommissionieren, zu verpacken und zu versenden sowie den Versandstatus nachverfolgen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Kaufvertrages). „OtterOrbit“ ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet, die Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zu verarbeiten.
9.4 Gemeinsame Verantwortlichkeit
Sofern wir gemeinsam mit anderen Verantwortlichen (insbesondere mit Betreibern von Social-Media-Plattformen im Zusammenhang mit unseren Auftritten dort) Zwecke und Mittel der Verarbeitung festlegen, erfolgt dies auf Grundlage von Vereinbarungen nach Art. 26 DSGVO. Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarungen sowie weitere Informationen zu unseren Social-Media-Auftritten entnehmen Sie bitte Ziffer 6 und den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Plattformbetreiber.
10. Drittlandübermittlungen
Soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, verarbeiten wir Ihre Daten grundsätzlich innerhalb der EU/des EWR.
Wenn Dienstleister personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten oder von dort aus auf Daten zugreifen (z.B. Shopify, Google Drive, künftige Analyse- und Werbetools), stellen wir sicher, dass hierfür die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
Dies kann insbesondere erfolgen durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO, oder den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und ggf. zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus.
Informationen zu den konkret eingesetzten Dienstleistern, den betroffenen Drittländern und den jeweils verwendeten Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung und – soweit praktikabel – in der Tool-/Cookie-Übersicht bereit.
11. Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte nach der DSGVO zu:
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).
12. Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten zu gewährleisten (Art. 24, 25, 32 DSGVO). Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen zur Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten (z.B. Zugriffsberechtigungen, Verschlüsselung, Backup- und Recovery-Konzepte). Die konkreten Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik sowie die Risikolage angepasst. Details zu diesen Maßnahmen werden aus Sicherheitsgründen nicht öffentlich gemacht. Sie sind intern dokumentiert.
13. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wird von Zeit zu Zeit aktualisiert, z.B. bei Änderungen unserer Datenverarbeitungen, des Einsatzes von Tools oder der Rechtslage bzw. Aufsichtsbehördenpraxis. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar. Frühere Fassungen werden zu Dokumentationszwecken archiviert und auf Anfrage zur Verfügung gestellt.
14. Ausübung Ihrer Rechte/Kontakt
Für Anfragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte sowie für sonstige Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden:
Harb Perfumes UG (haftungsbeschränkt)
An der Alster 6
20099 Hamburg
E-Mail: info@harbperfumes.com
